一般情况下税务局函调，采购方要提供的资料分别是采购合同、进项发票、运费发票、付款凭证及入库单。销售方需要提供的资料分别是销售合同、运费发票、销项发票、收款凭证及出库单。
负责出口货物税收函调的管理工作的专职或者兼职人员，应当由税务机关内部发函、回函工作的职能部门进行指定。完成发函、回函登记、整理及归档相关事项。对于函调文件，应当以挂号信封或者特快专递进行邮寄，不得委托函调所涉及的企业和其他非税务部门人员进行代为填写、邮寄。

一、出口退税申报

1.货物出口（取得海关出口货物报关单）

2.收汇，并取得相应的收汇凭证

3.如果是外贸企业还需要进行增值税专用发票认证（取得增值税专用发票并在发票开具后360日内进行认证）

二、数据处理与申报

1.数据录入
当取得出口退税报关单与进项发票并收汇后，就可以在出口退税申报系统汇总录入退税申报数据（出口明细表、进货明细表、汇总申报表、打印申报表、生成申报电子数据包）。
2.递交资料
向税务局递交退税资料，如果实行无纸化管理的企业不需要提交常规纸质资料（特殊业务除外），如果是四类出口退税企业需向税务局递交相应的收汇凭证。

三、税务局审核
企业递交资料完成，税务局受理企业出口退税申报后，对企业递交的出口退税资料进行审核。审核通过后向企业发放退税款。
注：新企业申报首笔出口退税时，主管退税机关会对企业进行实地核查与函调。

四、收到退税款
注：新企业首次申报退税完成并收到退税款后完成退税流程，才可进行下一次的退税申报。